Цель нашей компании - помочь бизнесменам России, используя законы и судебную практику, легально снизить налоги, обезопасить активы, защитить бизнес и создать основу для процветания и преуспевания.

9 Ноября 2010

"Бизнес в Сибири", ноябрь 2010

Аутсорсинг кадрового учета
Рубрика: Управленческий консалтинг

Передав кадровое делопроизводство на аутсорсинг, небольшая компания может отказаться от содержания собственного отдела кадров или кадровика и переложить ответственность на сторонних специалистов, которые позаботятся о правильном ведении кадрового учета и минимизации рисков привлечения этой компании к ответственности за нарушение трудового законодательства...

ЭКСПЕРТЫ РУБРИКИ

  • Маргарита ПУСТОВИТ, «Директ Консалт»
  • Наталья ПОБОЙКИНА, «Туров и Побойкина — Сибирь»

Часто считается, что ведение кадрового документооборота — дело немудреное и его можно перепоручить человеку, который когда-либо работал кадровиком или даже офис-менеджеру. По мнению главного бухгалтера ООО «Директ Консалт» Маргариты ПУСТОВИТ, наиболее распространенное заблуждение руководства частных компаний, что трудовое законодательство на них не распространяется: «В ходе проведения кадрового аудита выявляются такие распространенные ошибки, как отсутствие определенных законодательством РФ локальных нормативных актов и документов, неправильное оформление кадровой документации. Список можно продолжить такими ошибками, как неправомерное использование срочных трудовых договоров, договоров возмездного оказания услуг вместо трудовых договоров, несвоевременное оформление или выдача трудовых книжек, нарушение процедуры увольнения работников, в том числе по сокращению, ошибки при исчислении стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, на оплату листка нетрудоспособности, на выплату компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении, несоблюдение графика отпусков, в том числе непредоставление отпуска в течение двух лет подряд, нарушение прав женщин, имеющих детей до 3-х лет, нарушения притрудоустройстве работника-иностранца и многое другое».

Трудовой кодекс РФ обязывает каждого работодателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. В соответствии со ст. 353 ТК РФ надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства осуществляет Федеральная инспекция труда. Государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности, наряду с Федеральной инспекцией труда, производят соответствующие контрольнонадзорные органы.

ЧЕМ ГРОЗЯТ ОШИБКИ?

В случае наличия ошибок при ведении кадрового документооборота, нарушений трудового законодательства проверка инспектирующего органа чревата постановлением о назначении наказания. Это может быть штраф, приостановление деятельности компании либо дисквалификация руководства на срок от 1 до 3 лет.

Любое нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет за собой наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от
  • 1 000 до 5 000 руб. (Если они ранее подвергались наказанию за аналогичное нарушение — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет);
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

За необоснованное увольнение, необоснованный отказ в приеме на работу представитель работодателя будет отвечать по ст. 145 Уголовного кодекса РФ (штраф 200 000 руб. или в размере заработной платы, или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок от 120 до 180 часов).

Нарушение правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих правил, если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека (Часть 1 ст. 143 УК РФ), наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо лишение свободы на срок до 1 года. Невыплата свыше 2-х месяцев заработной платы, совершенная руководителем организации из корыстной или иной личной заинтересованности (Часть 1 ст. 145 УК РФ), наказывается штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет, либо лишением свободы на срок до 2 лет. Невыплата свыше двух месяцев заработной платы, совершенная руководителем организации из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекшая тяжкие последствия (Часть 2 ст. 145.1 УК РФ), наказывается штрафом в размере от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период до 3 лет, либо лишение свободы на срок до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового...

Тогда как в случае обращения работника в суд за допущенные ошибки и нарушения трудового законодательства со стороны работодателя виновна сторона также поплатится потерянным временем, денежными средствами и потрепанными нервами.

ПРОБЛЕМЫ

Как отмечает управляющая юридической компанией «Туров и Побойкина — Сибирь» Наталья ПОБОЙКИНА, постановка и восстановление кадрового учета и документооборота особых проблем не вызывает: «Иногда возникают сложности, когда сотрудник в организации уже не работает, а подпись его необходима. Все остальные вопросы решаемы».

Тем не менее при постановке кадрового учета большие разовые трудозатраты требуются на создание проектов локальных нормативных актов в соответствии с трудовым законодательством и их согласование с различными службами и руководством. Необходимо также разработать регламент кадрового документооборота и в зависимости от специфики компании согласовать его с разными службами и руководством.

Также эксперты подчеркивают проблему непонимания руководством компании необходимости правильного и полного ведения кадрового учета. «Работник кадровой службы должен уметь очень грамотно, доходчиво, емко и обоснованно разъяснить важность вопроса и устранить недопонимание», — разъясняет Маргарита ПУСТОВИТ.

ПЛЮСЫ И МИНУСЫ АУТСОРСИНГА

Аутсорсинг кадрового делопроизводства может включать проверку кадровой документации за прошлые годы, восстановление документооборота, консультирование и ведение делопроизводства компании в соответствии с текущим законодательством. «Отдавая предпочтение аутсорсингу, вы оптимизируете собственные затраты на кадровое делопроизводство, исключая расходы на заработную плату сотрудника отдела кадров, НДФЛ, отчисления во внебюджетные фонды, — подчеркивает Маргарита ПУСТОВИТ. — Не нужно содержать рабочее место; оплачивать дополнительные арендованные площади, телефонную связь и Интернет; искать специалиста по кадрам, а также замену в случае болезни, отпуска, прогула или увольнения. Кроме того, таким образом вы снижаете вероятность некорректного ведения кадрового учета. К минусам аутсорсинга я бы отнесла необходимость заключения дополнительного договора об обработке персональных данных работников и сбора заявлений работников о согласии на предоставление персональных данных третьему лицу».

Что касается экономии средств на содержании специального работника и оборудовании его рабочего места, то она получается существенной — только на выплате страховых взносов со следующего года можно сэкономить 34%.

«В отличие от штатного специалиста по персоналу, за возможные ошибки в ведении кадрового документооборота аутсорсинговая компания несёт ответственность, предусмотренную гражданскоправовым договором», — отмечает Наталья ПОБОЙКИНА.

Кроме того, использование знаний внешних юристов и специалистов по кадровому аудиту и делопроизводству может обеспечить компании не только грамотное ведение кадровой документации, но и учитывающую специфику конкретного бизнеса внутреннюю локально-нормативную документацию.

ЧТО ВХОДИТ В «ПАКЕТ»

В зависимости от пакета услуг, который хочет получить заказчик, аутсорсинг кадрового учета можно разделить на HR-консалтинг и кадровый учет и документооборот. Первое подразумевает управление организационными изменениями, организацию обучения персонала, подбор персонала, оценку (аттестацию) персонала, ведение управленческого учета и трудовые отношения. Второе включает в себя размещение объявлений о вакансиях, ведение кадрового учета и кадрового документооборота, ведение и хранение архива документов.

Наталья ПОБОЙКИНА разъясняет: «В набор услуг кадрового аутсорсинга входят оформление приказов о приеме на работу, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, положения об оплате труда и премировании, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, приказы об увольнении сотрудников, ведение книг учета движения трудовых книжек, составление штатного расписания и графиков отпусков. Качественное выполнение данных функций обезопасит заказчика от проблем с сотрудниками и государственными органами».

В пакет кадрового аутсорсинга также может входить аудит кадрового делопроизводства, его восстановление, оформление обязательного и добровольного медицинского страхования, регистрация иностранной рабочей силы, ведение воинского учета. «Однако для выявления и минимизации рисков нарушения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, прежде следует провести предварительный аудит кадрового делопроизводства», — советует Маргарита ПУСТОВИТ.

ЗАКЛЮЧЕНИЯ

На сегодняшний день кадровый аутсорсинг предлагает множество компаний. Как найти среди них партнёра, а не очередного исполнителя? «Сайт аутсорсера должен быть информативным, оригинальным и без грамматических ошибок, — уточняетМаргарита ПУСТОВИТ. — По цене услуг нужно ориентироваться на разумные пределы, которые бы были ниже совокупных затрат на штатного кадровика (службу по персоналу). Кроме того, чем длиннее список предлагаемых аутсорсером услуг, тем обычно больше его возможности».

Стоимость услуг по кадровому аутсорсингу также зависит от количества сотрудников, наличия работающих иностранцев и другого. Чтобы услуга была оказана качественно, в полном объеме и в срок, заказчику следует подробно прописать в договоре все нюансы сотрудничества, а также возложить на аутсорсера ответственность за возможные ошибки в ведении кадрового учёта.

Вместе с тем работодателям зачастую сложно предвидеть все нюансы кадрового документооборота в соответствии с законодательством РФ. Внешний консультант в области кадрового учёта профессионально оценит состояние кадровых дел на предприятии и исключит возможность злоупотреблений со стороны персонала. Если вы отдаете предпочтение стороннему специалисту, обязательно обсудите объем предлагаемых услуг, гарантии, условия, цены с разными аутсорсерами. И не стоит пренебрегать предварительной личной встречей — порой именно это помогает рассеять сомнения или почувствовать некие «подводные камни».

Елена ШРАЙБЕР

Юридическая компания_00001.jpgЮридическая компания_00002.jpg


Возврат к списку